JENIS JENIS SURAT

JENIS-JENIS SURAT

A.      Jenis-jenis surat berdasarkan sifatnya

·           Surat biasa,

artinya, isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yangn dituju.

·           Surat konfidensial ( terbatas),

maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.

·           Surat rahasia,

 yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja.

B.       Jenis-jenis surat berdasarkan wujudnya

Menurut wujudnya surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut.

1)        Kartu Pos

Kartu pos ialah segala macam surat yang dibuat di atas kertaskarton berukuran 15 x 10 cm. kartu pos ini digunakan untuk mengirim berita singkat dan tidak rahasia.

2)         Warkat Pos

Warkat pos ialah sehelai kertas yang telah dicetak sedemikian rupa sehingga bila dilipat merupakan sebuah amplop. Bagian dalamnya dapat digunakan untuk menulis surat yang bersifat rahasia.

3)       Surat Bersampul

Surat bersampul ialah surat yang menggunakan sampul/amplop, yang digunakan untuk :

a)     Mengirim surat yang isinya tidak boleh diketahui orang yang berkepentingan;

b)    Mengirim berita yang cukup panjang, satu sampai beberapa halaman;

c)    Memberikan kesan lebih sopan bagi penerima.

4)        Memorandum dan not

Memorandum (memo) dan nota digunakan untuk surat menyurat antar pejabat dalam suatu kantor. Memo dan nota berisi satu pokok masalah atau lebih dan ditulis secara singkat.

C.      Jenis-jenis surat berdasarkan keamanan isinya

·           Biasa

Surat biasa adalah surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk, merugikan organisasi, atau merugikan pejabat yang bersangkutan, kalau isinya dibaca atau terbaca oleh orang lain.

·           Sangat rahasia

Surat semacam ini diberi tanda “SRHR” atau SR”. kategori sangat rahasia hanya digunakan untuk surat atau dokumen yang sangat rahasia hanya digunakan untuk surat atau dokumen yang berhubungan erat dengan keamanan Negara.

·           Rahasia

Surat rahasia diberi tanda “RHS” atau “R”. Tanda “RHS” atau “R” hanya digunakan untuk surat atau dokumen yang isinya tidak boleh diketahui oarng lain, karena dapat merugikan nama baik seseorang, pejabat atau organisasi.

·           Surat Konfidensial (terbatas)

Surat konfidensial adalah surat yang isinya bukan merupakan rahasia, tetapi hanya untuk diketahui oleh pejabat yang bersangkutan.

D.      Jenis-jenis surat berdasarkan proses penyelesaiannya

·           Surat biasa

·           Surat kilat

·           Surat kilat khusus

E.       Jenis-jenis surat berdasarkan dinas pos

·           Surat biasa adalah surat yang dalam pengirimannnya tidak perlu dikirim secepatnya, karena surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan paling dahulu.

·           Surat kilat adalah surat yang harus ditanggapi oleh penerima surat terlebih dahulu, surat ini harus mendapat balasan yang diproses paling dahulu penyelesaiannya.

·           Surat kilat khusus adalah surat yang dikirim lebih dahulu atau mendapat prioritas utama dalam engirimannya, biasanya dibuat resi sebagai tanda bukti.

·           Surat tercatat adalah surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tanda pengirimannya (resi) yang dibuat oleh kantor pos.

·           Surat berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannyam seperti sertigikat, akte, surat perjanjian, dan lain-lain.

JENIS DAN UKURAN KERTAS

A.      Jenis dan ukuran kertas

SERI A

·           A0 = 84,1 x 118,9 cm

·           A1 = 59,4 x 84,1cm

·           A2 = 42,0 x 59,4cm

·           A3 = 29,7 x 42,0cm

·           A3+ = 31,8 x 48,0cm

·           A4 = 21,0 x 29,7cm

·           A5 = 14,8 x 21,0cm

·           A6 = 10,5 x 14,8cm

·           A7 = 7,4 x 10,5cm

·           A8 = 5,2 x 7,4cm

·           A9 = 3,7 x 5,2cm

·           A10 = 2,6 x 3,7cm

Ukuran kertas pada Seri A biasa digunakan untuk cetakan umum dan perkantoran serta penerbitan. Dasar ukuran adalah A0 yang luasnya setara dengan satu meter persegi. Yang sering digunakan biasanya menurut pengamatan bintang adalah ukuran A3 dan A4

SERI B

·           B0 = 100,0 x 141,4cm

·           B1 = 70,7 x 100,0cm

·           B2 = 50,0 x 70,7cm

·           B3 = 35,3 x 500cm

·           B4 = 25,0 x 35,3cm

·           B5 = 17,6 x 25,0cm

·           B6 = 12,5 x 17,6cm

·           B7 = 8,8 x 12,5cm

·           B8 = 6,2 x 8,8cm

·           B9 = 4,4 x 6,2cm

·           B10 = 3,1 x 4,4cm

Ukuran kertas putih Seri B biasa digunakan untuk poster dan lukisan dinding

SERI C

·           C0 = 91,7 x 129,7cm

·           C1 = 64,8 x 91,7cm

·           C2 = 45,8 x 64,8cm

·           C3 = 32,4 x 45,8cm

·           C4 = 22,9 x 32,4cm

·           C5 = 16,2 x 22,9cm

·           C6 = 11,4 x 16,2cm

·           C7 = 8,1 x 11,4cm

·           C8 = 5,7 x 8,1cm

Ukuran kertas ini biasa digunakan untuk map, kartu post dan amplop

SERI R

·           2R = 6,0 x 9,0cm

·           3R = 8,9 x 12,7cm

·           4R = 10,2 x 15,2cm

·           5R = 12,7 x 17,8cm

·           6R = 15,2 x 20,3cm

·           8R = 20,3 x 25,4cm

·           8R+ = 20,3 x 30,5cm

·           10R = 25,4 x 30,5cm

·           10R+ = 25,4 x 38,1cm

·           11R = 27,9 x 35,6cm

·           11R+ = 27,9 x 43,2cm

·           12R = 30,5 x 38,1cm

·           12R+ = 30,5 x 46,5cm

Ukuran ini biasa digunakan untuk kertas jenis Foto untuk mencetak foto. Pasti anda familiar bangetkan, jika sudah pernah mencetak foto. Pasti deh yang ditanya adalah mau cetak ukuran R berapa

SERI F

·           F4 /Folio = 21,0 x 33,0cm

Biasa digunakan untuk fotocopy dan perkantoran. Yang paling sering digunakan adalah F4 atau orang lebih suka menyebutnya Folio.

B.       Sampul surat

·         Sampul surat biasa.

Sampul surat biasa adalah sampul surat yang tidak menggunakan lem/perekat, karena dianggap isi surat tidak rahasia dan tidak akan menyebabkan apa pun jika terbaca oleh orang lain.

·         Sampul surat berperekat

Sampul surat berperekat adalah sampul surat yang diberi lem/perekat, sehingga apabila surat sudah dimasukkan ke dalamnya sampul dapat ditutup tanpa harus memberi lem/perekat lagi.

·         Sampul Keamanan (security)

Sampul keamanan adalah sampul adalah sampul yang pada bagian penutupnya diberi lem/perekat dan diberi goresan-goresan sehingga saat sampul surat telah ditutup (direkat), jika dibuka kembali akan mengakibatkan sampul surat rusak.

·         Sampul surat berjendela

Sampul surat berjendela adalah sampul surat yang dibuat berlubang bagian depannya, kemudian dilapisi kertas kaca/transparan. Tujuan dari sampul berjendela, yaitu :

-          tidak perlu membuat alamat luar karena sudah terlihat alamat dalam melalui jendela yang telah dibuat.

-          agar alamat surat tidak dapat diganti oleh pihak yang tidak berkepentingan.

·         Sampul surat berkancing dan bertali

Sampul surat berkancing dan bertali adalah sampul surat yang diberi dua buah kancing atau satu kancing dan diberi tali pada bagian tutupnya.

·         Sampul surat berjepit dan berlubang

Sampul berjepit dan berlubang adalah sampul yang diberi lubang pada bagian penutupnya dan penjepit bagian atas belakang, sehingga akan tertutup jika penjepitnya dimasukkan ke dalam lubang bagian tutup sampulnya. Jenis sampul ini digunakan untuk mengirim surat dan dokumen yang berukuran besar.

C.      Lipatan surat

Adapun penjelasan dari macam atau model atau jenis lipatan surat dan cara melipat surat dari lipatan jenis Baku, Setengah Baku, Akordion, Semi Akordion, Tunggal, Ganda, Perancis, Baron adalah sebagai berikut.

·         Lipatan Baku (Standard Fold)

Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan surat yang paling umum digunakan.

Cara melipat jenis Baku :

-            Kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian 2

·         Lipatan Setengah Baku (Semi Standard Fold)

Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku, perbedaan terletak pada bagian lipatan atasnya saja.

Cara melipat jenis Setengah Baku :

-            Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama besar dan satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.

·         Lipatan Akordion (Accordion Fold)

Lipatan Surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.

Cara melipat jenis Akordion :

-            Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah..

·         Lipatan Semi Akordion (Semi Accordion Fold)

Lipatan Surat jenis Semi Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat

bentuk baku.

Cara melipat jenis Semi Akordion :

-            Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2 sama besar dan bagian 3 lebih kecil). Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.

·         Lipatan Tunggal (Single Fold)

Lipatan kertas jenis Tunggal adalah jenis lipatan kertas yang paling sederhana serta paling mudah dibuat karena hanya dengan membagi kertas surat menjadi dua bagian yang sama panjang kemudian dilipat.

Cara melipat jenis Tunggal :

-            Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat.

·         Lipatan Ganda (Parallel Double Fold)

Lipatan kertas surat jenis Ganda juga adalah jenis lipatan yang mudah untuk dibuat, karena hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan tunggal.

Cara melipat jenis Ganda :

-            Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2).

·         Lipatan Perancis (French Fold)

Lipatan kertas jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi sekarang banyak surat surat dinas yang menggunakan jenis lipatan kertas surat yang semula merupakan lipatan kertas surat yang digunakan oleh raja dan kaum bangsawan Eropa tersebut.

Cara melipat jenis Perancis :

-            Kertas dibagi dua sama besar kemudiam dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan lipatan ke 2

·         Lipatan Baron (Baronial Fold)

Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat-surat dinas atau surat yang menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena panjang lipatan ini melebihi sampul atau amplop ukuran pendek.

Cara melipat jenis Baron :

-            Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1), kemudian lipatan ke 1 dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3). Bagian 1 dilipat ke kiri dan bagian 2 dilipat ke kanan.

PERTEMUAN 8

A.      Bagian-bagian surat

surat yang lengkap terdiri dari empat belas bagian, yaitu :

1.      Kepala surat

2.      Tanggal surat

3.      Nomor surat

4.      Lampiran

5.      Perihal/hal

6.      Alamat dalam/alamat tujuan

7.      Salam pembuka

8.      Isi surat, isi surat terdiri dari :

a.       kalimat pembuka      

b.       Isi surat yang sebenarnya  

c.       kalimat penutup

9.      Salam penutup

10.  Nama organisasi

11.  Tanda tangan dan nama jelas

12.  Jabatan

13.  Lampiran

14.   Inisial

B.       Arti fungsi dan cara penulisan bagian-bagian surat

Bagian-bagian surat adalah kelompok kelompok pada sebuah surat, sehingga susunan surat menjadi jelas,
 baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi.
Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang dipakai.
Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya

a. Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan.
b. Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan.
c. Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan.
d. Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim.
e. Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut.
f. Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat.

      A)        Kepala Surat atau Kop surat

Dalam surat-surat yang resmi selalu tercantum kepala surat atau disebut juga kopsurat. Adapun kegunaan kop surat adalah untuk memudahkan mengetahui nama danalamat kantor atau perusahaan dan keterangan lainnya dari perusahaan atau kantor  pengirim surat.

Pada umumnya kepala surat dicetak dalam bentuk yang sangat menarik yang terdiri atas:

a)      Nama kantor, perusahaan atau organisasi

b)      Alamat atau nama jalan dan nomor gedung

c)      Nomor telepon

d)      Nomor telex, faximile bila ada

e)      Nama dan alamat kawat atau bila ada

f)       Nama dan alamat kantor cabang bila ada

g)      Nama bankir 

h)      Macam usahanya

i)        Nomor tromol pos atau kotak pos bila ada, dan

j)        Lambang atau logo

Penulisan kepala surat ada yang sederhana yang terdiri atas nama perusahaan dan alamat serta nomor telepon, yang demikian biasanya perusahaan yang kecil-kecil.Tetapi bila perusahaan tersebut besar dan sudah terkenal maka penulisan pada kepalasurat hampir memuat seluruh bagian-bagian dan yang telah diuraikan diatas tadi.

            B)     Pembukaan Surat

1.      Penulisan Tanggal, Bulan, Dan Tahun Surat

Pada surat resmi niaga atau resmi kedinasan, sebenarnya penulisan tanggal tidak  perlu didahului dengan penulisan kota, sebab nama kota atau tempat tersebut telah tercantum pada kepala surat. 

Nama kota atau tempat dapat ditulis:

a)   Bila surat pribadi atau surat keluarga karena tidak mempunyai kepala surat

b)   Bila surat ditulis pada kertas polos atau yang tidak memakai kepala surat.

c)   Bila perusahaan selain mempunyai kator pusat, juga mempunyai kantor cabangdan tertulis pada kepala surat, maka untuk surat yang demikian sebaiknya ditulis nama kota yang mengirimkan surat, apakah surat tersebutdari kantor pusat atau dari kantor cabang.

Cara penulisan tanggal, bulan, dan tahun harus lengkap. Contoh: Bandung, 10Agustus 2003. bila ditulis nama kotanya maka nama kota harus memakaikoma. Contoh Badung, 10 Agustus 2003. Hal-hal yang perlu diperhatikandalam penulisan tanggal adalah:

·         Bulan tidak boleh ditulis dengan angka, contoh 10-8-2003.

·         Tanggal atau bulan tidak boleh ditulis dengan angka-angka Romawi,contoh: X-VIII-2003.

d)      Tanggal tidak boleh ditulis dengan cara ditumpuk, contoh: 10/8-2003

e)      Tahun surat tidak boleh disingkat, contoh: 10 Agustus 2003

Perbedaan cara penulisan tanggal pada surat niaga dan surat resmi dinas pemerintah atau dinas swasta adalah:

·         Cara penulisan tanggal surat niaga, biasanya selalu ditulis di atas, apakah itusebelah kiri ataupun di sebelah kanan, tergantung bentuk surat masing-masing.

·         Di atas tidak perlu mencantumkan nama kota bila memakai kop surat.3)Di bawah sebelum nama jabatan dan ditulis lengkap dengan nama kotanyaditulis di bawah kanan.

Contoh: Bandung, 10 Agustus 2003

              Kepala Dinas Pendidikan

Kegunaan tanggal surat adalah untuk:

·         Mengetahui atau menunjukan kapan surat tersebut dibuat.

·         Mengetahui batas waktu, sampai kapan masalah dalam surat harus diselesaikan.

·         Mengetahui apakah setiap persoalan / diselesaikan / ditanggapi dengan cepatatau lambat.

2.      Cara penulisan nomor surat

Setiap surat-surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor Verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengankepentingan masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut.

Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat. Nomor suratmerupakan kode yang berguna untuk:

o   Untuk memudahkan pengaturannya sebagai arsip.

o   Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat.

o   Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.

o   Memudahkan kepada petugas kearsipan dalam menggolongkan ataumengklasifikasi surat sesuai dengan sifat dan jenis surat untuk penyimapanan.

o   Untuk mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode(bulan maupun tahun)

3.      Cara penulisan lampiran surat

Lampiran surat adalah sesuatu atau dokumen-dokumen yang disertai kedalam surat, karena mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut bermacam-macam sesuai dengan kaitannya terhadap isi surat pada umpamanya:

·         Untuk surat penawaran dilampirkan brosur, daftar harga

·         Untuk surat perkenalan dilampirkan photo copy izin usaha, neraca perusahaan, surat dan relasi, dan sebagainya.

           Adapun yang harus diperhatikan dalam penulisan dokumen adalah sebagai berikut:

·         Untuk surat-surat niaga lampiran ditulis dibawah kiri, dengan menyebutkansemua yang dilampirkan.

·         Untuk surat dinas pemerintahan ditulis sebelah kiri atas, setelah nomor surat.

·         ila ada yang dilampirkan cukup ditulis banyak lembarannya, tidak perludijelaskan, karena akan dijelaskan pada isi surat, tetapi bila tidak ada yangdilampirkan diberi tanda garis.

Kegunaan lampiran adalah:

·         Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakandalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat

·         Untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengantertulis dilampiran atau tidak.

·         Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengansegera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumentersebut sudah tersedia.

4.      Cara Penulisan Perihal atau Hal

Pada setiap surat resmi, apakah itu surat dinas pemerintah maupun itu surat-suratniaga, baiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dari surat, yang disebut Perihal atau Hal. Jadi perihal itu merupakan:

·         Intisari surat

·         Poko-pokok penting isi surat

·         Maksud dan tujuan surat secara singkat.

Perihal berguna:

a.       Untuk mengetahui terlebih dulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkandalam surat.

b.      Supaya penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dulu secarasingkat, sebelum mengetahui secara keseluruhannya.

Penulisan perihal tidak perlu panjang-panjang karena akan mengaburkan pembacadan juga kurang etis. Perihal cukup ditulis singkat saja, asal pembaca cukupmengetahui secara garis besar apa yang akan dipermasalahkan dalam surattersebut.

5.      Alamat Dalam

Penulisan alamat pada surat ada dua macam yaitu sebagai berikut:

a.       Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat yang penulisannyadisesuaikan dengan bentuk surat.

b.      Penulisan alamat di dalam kertas surat itu sendiri, inilah yang dinamakanalamat dalam.

Kegunana alamat dalam adalah:

a)            Alamat penunjuk langsung sebagai si penerima.

b)            Petunjuk bagi petugas kearsipan, sehubungan dengan adanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat.

c)            Dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela.

Dalam penulisan alamat, baik alamat luar maupun alamat dalam didepan namaseseorang perlu dicantumkan “Saudara, Bapak/Ibu”. Tetapi bila dalam alamatakan menuliskan secara resmi nama Jabatan, pangkat gelar akademis maka pengirim hanya perlu menuliskan jabatan, pangkat atau gelarnya saja didepannama seseorang, tidak perlu mencantumkan sebutan Bapak, Tuan dan sebagainya.

      C)     Isi Surat Atau Batang Tubuh Surat

Isi surat disebut juga batang tubuh surat terdiri atas tiga bagian, yaitu alinea pembuka,isi surat yang sesungguhnya dan alinea penutup.

      D)     Penutup

1.      Salam Penutup

Pada surat-surat niaga dan surat pribadi salam penutup mempunyai fungsi-fungsi:

a)      Sebagai rasa hormat dari pengirim kepada penerima. 

b)      Sebagai rasa akrab dari pengirim kepada penerima.

c)      Sebagai ungkapan rasa kasih sayang dari pengirim kepada penerima.

2.      Nama organisasi, perusahaan, atau instansi.

Dalam surat niaga setelah salam penutup dan sebelum tanda tangan, dicantumkandulu nama organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut. Padaumumnya nama perusahaan dicantumkan apabila cap perusahaan bentuknya bulatatau segitiga, tetapi bila cap perusahaan berbentuk segi empat maka nama perusahaan tidak perlu dicantumkan lagi, karena sudah tercetak pada cap tersebut.

3.      Tanda tangan dan nama jelas serta jabatan penanggung jawab surat.

Sebuah surat yang dibubuhkan tanda tangan dan nama jelas oleh pejabat yang berhak maka surat tersebut sudah dianggap sah. Sebaliknya bila surat tersebut belum ditanda tangani dan tidak memakai nama jelas adalah surat yang tidak  jelas. Untuk menegetahui siapa yang berhak menandatangani surat tersebut makaharus diketahui dulu siapa yang bertanggung jawab terhadap organisasi atau perusahaan.

Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab ke dalam dan ke luar organisasiyang berhak menandatangani surat itu adalah mereka yang telah diberi wewenangsesuai dengan struktur organisasi. Umpamanya Kepala Bagian/Manager/Direktur keuangan yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengankeluar masuknya uang, atau Kepala Bagian/Manager/Direktur Produksilah yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan produksi.

Dengan demikian penandatanganan surat dapat dilakukan langsung oleh pimpinanyang bersangkutan, tetapi juga dapat ditandatangani oleh mereka yang di beriwewenang sesuai dengan struktur organisasi. Kemudian setelah diberi tandatangan dan nama jelas harus dicantumkan pula nama jabatannya masing-masing.

Dalam surat-surat dinas pemerintahan sudah biasa penandatanganan surat tidak harus oleh pejabat yang bersangkutan, tetapi dilimpahkan kepada bawahan-bawahannya atau pejabat yang berada dibawahnya. Biasanya memakai istilah-istilah a.n. (atas nama), a.n.b (atas nama beliau), u.b (untuk beliau), a.p (atas perintah) dan sebagainya

Dalam surat dinas pemerintahan setelah tanda tangan dan nama jelas,dicantumkan NIP (Nomor Induk Pegawai), maksudnya untuk mengetahui identitas dari kesatuan mana atau departemen mana pegawai tersebut. Begitu juganama pejabat penting dicantumkan untuk mengetahui dari bagian mana surat itudikeluarkan.

PERTEMUAN 9,10, 11

Bentuk Surat

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.

Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat,yaitu :

1.        Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri

Format surat

:

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :

1.    Kop Surat

2.    Tanggal dibuatnya surat

3.    Nomor Surat

4.    Lampiran

5.    Hal

6.    Surat yang di tujukan

7.    Salam Pembukaan

8.    Pendahuluan isi surat

9.    Penjelasan isi surat

10.Penutup isi surat

11.Salam Penutup

12.Nama jabatan

13.Tanda Tangan

14.Nama yang mendatangani

15.Tembusan

16.Halaman lampiran surat/Inisial

CONTOH SURAT

Bandung, 05 Maret 2009

PT. Indo Karya

Jalan Cikapundung

Garut

Tuan-tuan yang terhormat,

Menurut pesaanan Tuan tanggal 21 Februari 2009 dengan gembira kami kabarkan, bahwa hari ini telah kami kirimkan 15.000 buah bumbu makanan. Bersama dengan ini kami sampaikan faktur dan daftar pengiriman barang, masing-masing rangkap dua, pelunasan sisa harga barang kami harapkan paling lama tanggal 10 Maret 2009. Atas perhatian Tuan kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,

PT. Indo Karya

Rani Ratnaningsih

DIREKTUR

2.        Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.

Format surat

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :

1. Kop Surat

2. Tanggal dibuatnya surat

3. Nomor Surat

4. Lampiran

5. Hal

6. Surat yang di tujukan

7. Salam Pembukaan

8a. Pendahuluan isi surat

8b. Penjelasan isi surat

8c. Penutup isi surat

9. Salam Penutup

10. Nama jabatan

11. Tanda Tangan

12. Nama yang mendatangani

13. Tembusan

14. Halaman lampiran surat/Inisial

3.        Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
Format surat :

Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :

1. Kop Surat

2. Tanggal dibuatnya surat

3. Nomor Surat

4. Lampiran                                     

5. Hal

6. Surat yang di tujukan

7. Salam Pembukaan

8a. Pendahuluan isi surat

8b. Penjelasan isi surat

8c. Penutup isi surat

9. Salam Penutup

10. Nama jabatan

11. Tanda Tangan

12. Nama yang mendatangani

13. Tembusan

14. Halaman lampiran surat/Inisial

4.        Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
Format surat

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :

1. Kop Surat

2. Tanggal dibuatnya surat

3. Nomor Surat

4. Lampiran/Hal

5. Hal/Lampiran

7. Salam Pembukaan

8a. Pendahuluan isi surat

8b. Penjelasan isi surat

8c. Penutup isi surat

9. Salam Penutup

10. Nama jabatan

11. Tanda Tangan

12. Nama yang mendatangani

13. Tembusan

14. Halaman lampiran surat/Inisial

5.        Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.
Format surat :

Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :

1. Kop Surat

2. Tanggal dibuatnya surat

3. Nomor Surat

4. Lampiran/Hal

5. Hal/Lampiran

6. Surat yang di tujukan

7. Salam Pembukaan

8a. Pendahuluan isi surat

8b. Penjelasan isi surat

8c. Penutup isi surat

9. Salam Penutup

10. Nama jabatan

11. Tanda Tangan

12. Nama yang mendatangani

13. Tembusan

14. Halaman lampiran surat/Inisial

Surat Pribadi merupakan sebuah surat yang berisikan pesan pribadi yang ditujukan untuk seseorang baik itu untuk teman, sahabat, guru, orang tua dan yang lainnya. Dalam membuat sebuah surat pribadi biasanya tidak ada batasan atau aturan-aturan dan selalu menggunakan bahasa yang beragai, ada bahasa indonesia, bahasa inggris, bahasa jawa, bahasa sunda.Namun kiranya ketika anda membuat surat pribadi anda harus memikirkan poin-poin seperti dibawah ini.

1.        Alasan Kenapa Anda Menulis Surat

Penting bagi Anda untuk memikirkan alasan mengapa Anda menulis surat tersebut. Apa yang Anda ingin sampaikan? Dengan adanya sesuatu yang ingin disampaikan dalam pikiran Anda, hal itu akan memungkinkan pembaca tahu persis apa yang ingin Anda katakan dengan cara yang tepat.

2.        Buat Surat Yang Kedengarannya seperti Langsung Diceritakan oleh Anda

Ketika menulis surat akan lebih baik jika Anda membuat surat pribadi seolah-olah Anda sedang berbicara dengan seseorang. Pastikan bahwa surat yang Anda buat terdengar seperti saat Anda akan mengatakan jika Anda berbicara dengan seseorang secara pribadi.

3.        Intonasi/Nada Surat

Beberapa surat akan lebih sentimental sedangkan yang lain akan lebih formal namun berurusan dengan masalah pribadi. Cara terbaik untuk membuat surat dengan nada yang benar adalah mempertimbangkan siapa penerimanya. Jika orang yang menerima surat itu adalah teman dekat lama kemudian nada dapat sentimental dan memancarkan kedekatan antara kedua belah pihak. Di sisi lain, jika surat pribadi yang dikirim ke kenalan biasa, maka nada mungkin sedikit lebih formal di dalamnya.

SSumber:

SSotyaningrum, Afra Tien. 2008. Korespondensi Bahasa Indonesia Dasar Teori dan Aplikasi. Amara Books: Yogyakarta.