Mengidentifikasi dokumen kantor

MENGIDENTIFIKASI DOKUMEN KANTOR

A.    PENGERTIAN SURAT

Pengertian surat menurut beberapa ahli

Ø  S. HIDAJAT

Surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain

Ø  PRAJUDI ATMOSUDIRDJO

Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas naam kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi

Ø  DIANA NABABAB

Surat merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya

Ø  DJOKO PURWANTO

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.

Ø  Surat dalam arti luas adalah informasi tertulis yg dapat digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat menyurat. dalam arti sempit adalah alat untuk menyampaikan berita secara tertulis.

Ø  Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang disusun secara singkat dan sistematis. Kegiatan saling berkirim surat dari seseorang kepada orang lain atau dari organisasi kepada organisasi disebut surat-menyurat atau korespondensi. Para pelakunya disebut koresponden.

Ø  Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

B.     BIDANG-BIDANG KEGIATAN KANTOR DALAM PENANGANAN SURAT

Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor.Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatuorganisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas denganmerangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapatdikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus,yaitu bagian atau seksi ekspedisi.

Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman suratsuratyang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat keluar adalah dianggap lebih baik.

Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima :

Ø  Penyortiran surat. Meneliti asal (sumber) surat itu.

Ø  Meneliti cara pengiriman surat

Ø  Penyortiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok

a.         Surat-surat Dinas; yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantor

b.         Setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder-folder ataualat lain sejenisnya.

Ø  Pembukaan sampul (amplop).

Ø  Pengeluaran surat dari dalam sampul

Ø  Penelitian surat

Ø  Pembacaan surat

Ø  Penyampaian surat (intern)

Ø  Pencatatan Surat.

a.         Kartu kendalib.

b.         Buku Agenda

c.         Buku Pembantu Agenda

d.        Keterangan-keterangan yang dicatat dalam Kartu Kendali ataupun Buku Agenda

Ø  Langkah akhir penanganan suratTata penyimpanan arsip aktif maupun arsip inaktif menggunakan system penataan berkasdisesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar memudahkn pengendaliannya

C.    TUJUAN MENULIS SURAT

Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:

a.         Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;

b.        Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;

c.         Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.

Dengan demikian bila penulisan surat tidak benar, justru tujuan yang diinginkan dalam surat menyurat tidak akan tercapai.

Sehubung dengan itu, masalah-masalah yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut :

·           Mengusahakan agar kekurangan dan kelemahan dalam surat menyurat itu tidak terjadi dan bagaimana cara mengelolanya sehingga menghasilkan surat yang baik dan efektif.

·           Para pegawai dan petugas harus menguasai pengaturan surat menyurat terutama surat-surat niaga dan surat-surat resmi.

·           Para pejabat, pemimpin organisasi, instansi, ataupun perusahaan harus selalu memeriksa dan ikut memperbaiki surat-surat sebelum ditandatangani.

Pada umumnya pengirim surat menginginkan hal-hal berikut dari pembaca  

surat :

·           Pembaca atau penerima surat percaya tentang masalah yang ditulis.

·           Pembaca harus menerima pandangan-pandangan, gagasan, dan keputusan-keputusan dari pengirim.

·           Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.

·           Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim.

·           Pembaca memenuhi segala permintaan pengirim.

·           Pembaca  atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.

·           Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita

D.    FUNGSI SURAT

Ada beberapa fungsi surat yaitu sebagai berikut :

1.      Surat sebagai dokumen tertulis

Surat berharga harus disimpan sebaik-baiknya oleh pemilik surat tersebut. Sesungguhnya surat merupakan salah satu dokumen tertulis bagi si penerima surat atau pemilik surat, karena dokumen itu sendiri mengandung makna warkat asli yang digunakan untuk pembuktian suatu keterangan.

2.      Surat sebagai duta atau wakil

Pengonsep surat dan para penata administrasi kantor harus hati-hati dan bersungguh-sungguh dalam menulis surat agar tidak menimbulkan kesan buruk bagi organisasinya.

Untuk dapat menciptakan itu susunan isi surat harus baik, termasuk bentuknya. Selain itu isi surat harus luwes, sopan, menimbulkan kepercayaan dan rasa setia kawan, mudah dimengerti, singkat dan jelas.

3.      Surat sebagai otak Tata Usaha

Surat menyurat harus dilaksanakan dan diatur dengan sebaik-baiknya, sebagai alat yang menunjukan adanya kegiatan yang dilakukan oleh kantor tersebut.

4.      Surat sebagai media komunikasi

Komunikasi dianggap efektif apabila yang dikomunikasikan itu sampai kepada tujuan sesuai dengan sumbernya. Surat sebagai alat komunikasi harus pula efektif, artinya dapat mencapai tujuannya. Maka surat harus ditulis dengan jelas dan terang apa yang dimaksud.

Menulis surat bukanlah hal yang mudah, untuk menulis surat seseorang harus pandai merumuskan buah pikirannya dengan jelas dan mudah dimengerti oleh orang lain sehingga mendapat respon yang menguntungkan

Surat sebagai barometer kemajuan kantor

Kegiatan yang dilakukan oleh kantor pemerintah atau swasta tidak dapat berjalan dan berkembang dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesamanya ataupun dengan pihak luar. Adapun pentingnya komunikasi itu tidak lain sebagai alat untuk memungkinkan terjadinya hubungan kerjasama yang baik dalam menyelesaikan pekerjaan kantor secara efektif.

E.     SYARAT BAHASA SURAT YANG BAIK

Dengan bahasa, manusia setidak-tidaknya dapat mengomunikasikan tiga hal, yaitu pikiran, perasaan, dan sikapnya terhadap sesuatu hal. Bahasa, termasuk cara menuliskannya, merupakan salah satu faktor yang paling penting dalam berkomunikasi secara tertulis. Bahasa surat yang baik dapat membuat pembaca semakin antusias untuk membaca surat tersebut lebih lanjut.

Surat menggunakan bahasa tulis . Oleh sebab itu, sebuah surat harus memenuhi syarat bahasa tulis yang baik agar mudah dipahami oleh penerima surat. Selain itu, harus dipahami bahwa tutur sapa seseorang juga dapat mencerminkan kepribadian orang tersebut. Oleh karena itu, bahasa dan tutur sapa yang baik merupakan hal penting yang harus diperhatikan dalam menulis surat.

Urutan setiap masalah hendak dikemukakan harus dibuat demikian rupa sehingga sesuai dengan urutan, misalnya.

a.         Pakailah paragraf pertama sebagai pengantar untuk hal yang hendak dibicarakan dalam surat;

b.        Kemukakan masalah pertama pada paragraf kedua;

c.         Setiap masalah baru hendaklah dikem ukakan pada paragraf berikutnya;

d.        Apa yang sudah dibicarakan pada paragraf sebelumnya jangan diulang lagi pada paragraf berikutnya.

e.         Akhiri surat dengan paragraf penutup.

Suatu karangan formal, seperti surat, hendaklah menggunakan kalimat yang jelas, lugas, dan lazim. Selain itu, penulis surat hendaknya menggunakan kata-kata yang baku, dan menulis dengan mematuhi kaidah ejaan bahasa Indonesia yang disempurnakan secara benar. Dengan bahasa yang jelas, dan lugas serta dituliskan dengan benar pesan yang disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat akan dipahami secara efektif.

Yang dimaksud dengan bahasa yang jelas adalah bahasa yang mudah dipahami dan tidak ditafsirkan secara berbeda. Bahasa yang lugas adalah bahasa yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit untuk mengatakan sesuatu. Kalimat yang lugas adalah kalimat yang padat dan hemat.

Agar surat yang dikirim mendapatkan tanggapan yang positif, penulisannya harus memperhatikan syarat berikut.

1)        Pahami dengan baik permasalahan yang akan ditulis.

2)    Pahami peratur an yang ada hubungannya dengan permasalahan yang akan dituliskan.

3)        Gunakan kalimat yang efektif .

4)        Gunakan istilah yang umum dipakai dalam surat menyurat.

5)        Gunakan kata-kata yang tepat.

6)        Hindari singkatan yang tidak umum.

7)        Gunakan bahasa yang sopan dan hormat.

8)        Ungkapkan isi surat secara rinci dan jelas agar tidak terjadi salah tafsir atau salah pengertian.

F.     SUSUNAN KALIMAT SURAT

Kalimat adalah penyampaian makana tertulis. Kalimat yang singkat dan jelas tidak berarti menghilangkan/ menyalahi pola kalimat yang seharusnya. Yaitu subjek, predikat, dan objek. Kalimat pendek dalam surat untuk menghndari kesalahan penafsiran atau keragu-raguan pihak pembaca. Jadi kalimat pendek di dalam surat lebih efektif dibandingkan dengan kalimat yang panjangng-panjang seperti kalimat majemuk.

Alinea yang sempurna terbentuk dari himpunan kalimat yang mengemukakan sesuatu lebih jelas dan terang, terutama berkaitan dengan tema yang akan disampaikan.

G.    PETUNJUK MENULIS SURAT YANG BAIK

1)      Asas -asas penulisan surat :

a.       Singkat

b.      Sederhana

c.       Tegas

d.      Tulus atau tidak palsu.

2)      Pada umumnya kesalahan yang terdapat di dalam penulis sebuah surat berupa:

a.       Susunan yang rumit;

b.      Kalimat yang tidak jelas dan bertele-tele;

c.       Pengungkapan gagasan kurang sopan atau sebaliknya (terlalu menyanjung);

d.      Bahasa yang digunakan tidak teratur;

e.       Ejaan tidak ses uai dengan kaidah yang berlaku;

f.       Ketikan tidak rapi.


Sumber:
Sotyaningrum, Afra Tien. 2008. Korespondensi Bahasa Indonesia Dasar Teori dan Aplikasi. Amara Books: Yogyakarta.